Behavioural Audit

Wil je weten wat er écht speelt? Betekenisvolle inzichten op complexe thema’s? Waarde toevoegen aan de organisatie?

Kies dan voor een kwalitatieve onderzoeksmethode die rijke, diepgaande informatie naar boven haalt door middel van reflectieve gesprekken en observaties. Hiermee faciliteer je dialoog over onderwerpen die de leden van organisatie écht bezig houdt, over de waarden die hun gedrag stuurt en krijgen de deelnemers handelingsperspectief om mee aan de slag te gaan.

Overweeg je een behavioural audit? We denken graag met je mee. Van de gehele uitvoer tot begeleiding op afstand is mogelijk.

Opzet Behavioural Audit

Een Behavioural Audit is een neutraal en deugdelijk onderzoek dat erop is gericht inzicht te krijgen in het gedrag van organisatieleden en daarover te rapporteren met als doel het duurzaam beïnvloeden van het sociaal-psychologische klimaat en de cultuur van de organisatie.

Met een Behavioural Audit proberen we met onderzoekende, reflectieve gesprekken en gedragsobservaties de echte drijfveren van de betrokkenen boven tafel te krijgen. In een Behavioural Audit zijn we op zoek naar de regels die verantwoordelijk zijn voor het denken en doen van de mensen in de organisatie. Het betreft diepte-interviews waarbij we de respondenten door geavanceerde interviewtechnieken stimuleren na te denken over hun werkelijke motieven en laten rapporteren over hun ‘theory-in-use’.

We maken op basis van kwalitatieve data-analyse een narratieve rapportage, dat het verhaal vertelt in de woorden van de organisatieleden. Dit narratief wordt teruggelegd aan de deelnemers in een validatiebijeenkomst. Door de veelkleurigheid en variatie van perspectieven, ontstaat inzicht in de dynamieken die gaande zijn binnen de organisatie, en biedt handelingsperspectief voor de toekomst!

Voorbereiding

In de voorbereiding stellen we samen vast: Wat is de onderzoeksvraag en scope van het onderzoek? Leent het vraagstuk zich voor een Behavioural Audit? We hebben geen normenkader vooraf, wel houvast.

Data verzamelen

Door het voeren van reflectieve gesprekken, individueel of in groepen, onderzoeken we wat mensen wérkelijk denken. We gaan op zoek naar onderliggende waarden, impliciete aannames en overtuigingen. Zo ontstaat het beeld van wat er écht speelt in organisaties.

Terugkoppelen

Met de deelnemers van het onderzoek faciliteren we een validatiebijeenkomst. Doel is vaststellen of de deelnemers zich herkennen in het geschetste narratief op basis van hun eigen citaten, maar vooral om in dialoog de uitkomsten te duiden en handelingsperspectief te creëren voor de toekomst.

Voor wie?

Hoewel Behavioural Auditing in eerste instantie is ontstaan voor Internal Auditors, werken we in de praktijk ook samen met Risk & Compliance medewerkers, Human Resource afdelingen en Veranderexperts. Steeds vaker werken we direct met leiders uit de organisatie.

We werken graag als onderdeel van jullie team, met mensen die werkzaam zijn ín de organisatie. We werken graag met iemand die weet ‘hoe de hazen lopen’ en die openstaan om zichzelf vaardigheden en technieken eigen te maken die bij deze manier van onderzoeken hoort. Training on the job is altijd onderdeel van onze ondersteuning, omdat we graag kennis delen.

We kunnen ons voorstellen dat je nog wat vragen hebt over Behavioural Auditing. We hebben de meest gestelde vragen en antwoorden op een rij gezet. Mocht jouw vraag er niet tussen staan, neem dan contact op!

Algemeen

Uitvoering

Rapportage en resultaten

Wanneer kan ik een Behavioural Audit inzetten?

Wij raden een Behavioural Audit aan wanneer je diepgaande inzichten en begrip nodig hebt van een complex vraagstuk dat mensen betreft. Een Behavioural Audit is uitermate geschikt om een oorzaak-analyse uit te voeren. In sterk veranderende omgevingen zijn menselijke behoeften, drijfveren en mentale modellen zichtbaarder. Ze worden meer uitgedaagd, staan ze onder druk en komen ze gemakkelijker naar de oppervlakte. Maar hierin is de cultuur is altijd aanwezig. In sommige gevallen kan het verstandig zijn om de cultuur te onderzoeken, juist voordat er grote veranderingen worden doorgevoerd.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een Behavioural Audit ten opzichte van andere audits?

Een Behavioural Audit biedt diepgaande inzichten in de mentale modellen en drijfveren van medewerkers, zonder vooropgestelde normen. Dit in tegenstelling tot veel andere audits, zoals cultuuraudits, die meestal uitgaan van een vastgestelde norm, een strikte scope en een standaard rapport met conclusies en bevindingen. Een Behavioural Audit geeft zicht op de onderliggende patronen, dynamieken en gedragingen die vaak onopgemerkt blijven bij klassieke, normgebaseerde audits.

Kan onze interne auditor Behavioural Auditing integreren bij het opstellen van auditopdrachten?

We raden aan een Behavioural Audit uit te voeren zoals deze is bedoeld: als een zelfstandige audit zonder te vermengen met normgebaseerde audits.

Als je gedragsaspecten wilt toevoegen aan je reguliere audits, raden we aan om Integrated People and Process Auditing (IPPA) te gebruiken. Per reguliere audit adviseren we om 2-3 gedragsaspecten te gebruiken en daarbij het gedrag te selecteren dat het meest essentieel is in het te beoordelen proces.

Hoe lang duurt een Behavioural Audit?

Meestal 8-16 weken. De doorlooptijd hangt in grote mate af van de mate waarin mensen hun agenda willen / kunnen vrijmaken voor de interviews en of er snel overeenstemming is over de onderzoeksvraag, budget, planning en scope. In de meeste gevallen kunnen we een Behavioural Audit uitvoeren in 200-220 uur.

Wat kost een Behavioural Audit?

Dat hangt af van de context, de grootte van het onderzoek en de mate waarin onze hulp nodig en gewenst is.

Hoe ziet de opzet eruit van een Behavioural Audit?

In grote lijnen ziet de opzet van een Behavioural Audit er als volgt uit: voorbereiding, dataverzameling en -verwerking, valideren en rapporteren.

In de voorbereiding bepalen we gezamenlijk de onderzoeksvraag en de scope van het onderzoek. Voor de dataverzameling voeren we reflectieve gesprekken, individueel of in groepen. We onderzoeken wat mensen wérkelijk denken. Vervolgens organiseren we met de deelnemers van het onderzoek een validatiebijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst kijken we of de deelnemers zich herkennen in het geschetste narratief op basis van hun eigen citaten. Maar dit is ook vooral het moment om in dialoog de uitkomsten te duiden en handelingsperspectief te creëren voor de toekomst. Tot slot sluiten we de Behavioural Audit af met een rapportage.

Hoe groot is het onderzoeksteam?

We zetten een team op met minimaal 2 auditors: een auditor die vertrouwd is met de context van de organisatie en weet hoe de hazen lopen en iemand die de methode van Behavioural Auditing beheerst.

Welke methodologie gebruiken jullie?

Een behavioural audit is een vorm van toegepast, kwalitatief onderzoek. We gebruiken de opzet van een leergeschiedenis (learning History van Roth & Kleiner) Gecombineerd met Grounded Theory (Glaser & Strauss) voor kwalitatieve data-analyse. Dat betekent dat we de n de uitkomsten coderen in 3 fasen: in vivo open coderen voor datareductie, axiaal coderen om concepten te vormen en selectief coderen om theorie te vormen.

Waarom gebruiken jullie geen kwantitatieve surveys?

Wij raden af om cultuur op een kwantitatieve manier te meten, bijvoorbeeld met surveys. Deze methoden bieden weinig ruimte voor reflectie en een dieper begrip van hoe mensen denken, voelen en handelen. Mentale modellen komen vaak pas naar voren tijdens reflectieve gesprekken, en drijfveren zijn moeilijk in cijfers te vatten. Bovendien is het lastig om een betrouwbare enquête te ontwerpen die daadwerkelijk meet wat je wilt meten.

Voor kwaliteit en betrouwbaarheid volgen wij de kwaliteitsnormen van een kwalitatief onderzoek. We gebruiken strategische steekproeven met als doel maximale variatie in perspectieven te bereiken, gerelateerd aan de onderzoeksvraag. We zorgen voor triangulatie van bronnen per functie en hanteren het saturatieprincipe uit de sociale wetenschappen. Soms maken we een uitzondering door een enquête in te zetten voor selectie-doeleinden óf wanneer de enquête wetenschappelijk gevalideerd is, en waarvan je dus weet dat je meet wat je wilt meten.

Hoe voorkom je een eenzijdig beeld door bijvoorbeeld subculturen binnen de organisatie?

We zorgen ervoor dat we alle perspectieven die relevant zijn voor de onderzoeksvragen meegenomen worden in de selectie van deelnemers (subculturen zijn meestal een verzameling van gedeelde meningen, waarden en mentale modellen). De som (en variëteit / verschillen) van al deze subculturen levert de meest waardevolle inzichten op. We maken dit tastbaar, brengen het naar de oppervlakte zodat mensen erover kunnen praten, er betekenis aan kunnen geven en van gedachten kunnen veranderen. Vaak zit er in de verschillende belevingswerelden van verschillende groepen veel wijsheid en en-en oplossingen te ontdekken.

Hoe vergelijkbaar zijn de interviews?

We streven niet naar vergelijkbare interviews en consistentie. We streven naar kwalitatief hoogwaardige, reflectieve gesprekken die inzicht geven in de mentale modellen, aannames en drijfveren van mensen. We nemen alle interviews op, transcriberen en coderen we ze, en voeren we collegiale toetsingen uit bij het coderen en selecteren van de data. Wat alle gesprekken kenmerkt is een open, luisterende houding waarin het perspectief van de geïnterviewde gevolgd wordt.

Wanneer gebruiken jullie focusgroepen en wanneer individuele interviews?

Het hangt af van de context en de onderzoeksvraag. In het algemeen geven de individuele interviews je meer diepgang over mentale modellen en drijfveren, terwijl focusgroepen waardevolle inzichten bieden omdat mensen met elkaar in gesprek gaan en de groep (wanneer deze zorgvuldig is samengesteld) veiligheid biedt om de echte kwesties te bespreken.

Welke resultaten kunnen we concreet verwachten na een Behavioural Audit?

De Behavioural Audit levert een narratief dat de diverse perspectieven binnen de organisatie zichtbaar maakt. Deze narratieve rapportage is opgebouwd uit letterlijke citaten van de deelnemers van het onderzoek. De validatiebijeenkomst levert bovendien een betekenisvolle dialoog op, die organisatieleden bij elkaar brengt. Dit schetst een helder beeld van de wat er zoals leeft rondom een vraagstuk, hoe mensen wérkelijk denken. We zijn niet op zoek naar ‘de waarheid’, maar naar verschillende betekenisgevingen. Juist in de verschillende invalshoeken zit wijsheid verscholen. Wanneer in gezamenlijkheid oordelen, oplossingen en acties worden gegeven door de deelnemers, zijn deze heel krachtig. Het geeft handelingsperspectief voor toekomstig gedrag en beslissingen, wanneer de organisatieleden besluiten de huidige patronen te willen veranderen of juist te willen behouden.

Hoe gaan jullie om met weerstand bij ongunstige uitkomsten?

Van te voren vertellen we en laten we zien hoe zorgvuldig en solide het ontwerp van de audit is. In de validatieworkshop leggen we de theorie uit over perspectieven, mentale modellen en drijfveren. We geven de validatiebijeenkomst vorm op een manier die past bij de context en het verhaal, en nodigen de deelnemers uit om te luisteren, vragen te stellen en nieuwsgierig te zijn naar perspectieven die hun eigen perspectieven uitdagen. We ervaren vaak dat de perspectieven van andere leden van de organisatie niet overeenkomen met de perspectieven van het management. Dit roept soms sterke emoties op, en dat is onderdeel van het proces als je verandering in beslissingen en gedrag wilt zien. We hebben compassie en ruimte voor alle invalshoeken en emoties. We kunnen wel beïnvloeden, maar nooit controleren hoe de uitkomsten gaan landen.

Bevat het auditrapport een conclusie?

Ja, wanneer de deelnemers van de organisatie gezamenlijk tot een conclusie komt. De auditors houden een faciliterende rol. Een behavioural audit bevat geen oordelen, kwalificaties, bevindingen of conclusies van de auditors.

Hoe ziet de opvolging van de Behavioural Audit eruit?

Het succes van een Behavioural Audit hangt vooral af van de volledige acceptatie van de bevindingen en de bereidheid van jullie als organisatie om (duurzaam) te veranderen. De Behavioural Audit op zichzelf brengt namelijk geen verandering teweeg; het fungeert eerder als een interventie en geeft tools. Wanneer mensen hun aannames, mentale modellen en veronderstellingen veranderen naar aanleiding van gesprekken die plaatsvinden in het onderzoek, en daarop ook hun acties / handelingen aanpassen, kan verandering optreden. Desgewenst kun je na een Behavioural een vervolg inplannen, een zogeheten ‘design meeting’. Hierbij werken we samen met de opdrachtgever aan het concretiseren van de uitkomsten van de validatiebijeenkomst. Per context en onderzoeksvraag zitten grote verschillen in de opvolging. Hoewel we een achtergrond hebben in veranderkunde, zijn we zeker niet voor elk vraagstuk de juiste partij om een gewenste verandering in te zetten en te implementeren. We denken graag mee op welke manier opvolging eruit kan zien en kunnen de organisatie koppelen aan experts die aansluiten bij de behoeften binnen de organisatie.

Ontstaan Behavioural Auditing

Tijdens een lange tussenstop op het vliegveld van London Heathrow kocht Inge van der Meulen, antropologe, in een boekwinkel het boek Car Launch | The Human Side of Change. Na het lezen was ze vastbesloten: “Hier moeten we iets mee!”

Jan Otten (organisatie-psycholoog) en zij werkten toen al samen in het toenmalige ACS en besloten om de theorie, methoden en technieken voor internal auditing geschikt te maken. Dit heeft geleid tot een inductieve auditvorm voor het onderzoeken van gedrag- en cultuurgerelateerde beheersingsvraagstukken. Al ruim 12 jaar voeren we Behavioural Audits uit in de meest uiteenlopende organisaties.

Jan heeft inmiddels zijn loopbaan afgebouwd en is met pensioen. Hij is incidenteel nog beschikbaar voor behavioural audit gerelateerde opdrachten (onderzoek, training en coaching).

Manja Knevelbaard voegde zich in 2021 bij ACS omdat ze gegrepen is door de doordachtheid en effectiviteit van Behavioural Auditing en is nu docent Behavioural Controls aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam.

Methodische achtergrond

Een Behavioural Audit is een voorbeeld van een inductieve audit. Dat betekent kwalitatief onderzoek naar gedrag en cultuur met een zogenaamde ‘open norm’, met een achterliggende visie op cultuur en gedrag.

Behavioural Auditing kent zijn oorsprong in de kwalitatieve onderzoekstraditie. We werken vanuit het sociaal constructivisme: de theorie dat onze ervaring van de wereld, onze realiteit (deels) geconstrueerd wordt door sociale processen die afhangen van de maatschappij waarin we leven. Hierin kunnen mensen dezelfde gebeurtenis heel anders beleven. Een Behavioural Audit is participatief en heeft veel ruimte voor de deelnemers om hun verhaal te vertellen, te toetsen en bijeen te komen om het narratief te valideren in een dialoogsessie.

We juichen onderzoek in organisaties vanuit deze onderzoekstraditie toe, omdat het er een enorme wijsheid en lerend vermogen loskomt wanneer alle stemmen gehoord worden, alle verhalen op tafel komen. Wanneer het probleem vanuit meerdere perspectieven kan worden bekeken.

Diversiteit en variëteit in betekenisgeving bij medewerkers fungeren als waardevolle bronnen voor vernieuwing! We omarmen we de complexiteit en context binnen organisaties volledig, zonder dit plat te slaan of te versimpelen.

Behavioural Auditing kent zijn wortels in Learning History (Roth & Kleiner, 1999), gecombineerd met Grounded Theory (o.a. Strauss & Glaser).

De achterliggende visie op cultuur en gedrag wordt ontleent aan o.a. Argyris, Schein, Senge, Hofstede.

Heel mooi om te zien dat onze opdrachtgevers hebben de uitkomst gebruikt in het vervolgtraject! Dank voor de fijne samenwerking, de goede gesprekken en het mooie resultaat! Het hoeft geen verder betoog dat ik je van harte aanbeveel bij mijn peers!

“Uit feedback die Internal Audit van de business krijgt, blijkt dat het inzicht verkregen vanuit Behavioural Audits groter is dan het inzicht dat de business zelf krijgt via interne feedback sessies die ze organiseren.”

Behavioural Audit gaat niet alleen over zaken die beter kunnen, maar vooral de blik vooruit: 'wat kunnen we er van leren en in de toekomst beperken/voorkomen' en 'welke successen kunnen we in de toekomst als best practice gebruiken'.